你的身邊有沒有這樣一群人——永遠(yuǎn)精力充沛、永遠(yuǎn)有用不完的時(shí)間，工作、社交、生活、興趣什么都不落下……他們的妙招是什么呢？我整理了一些管理時(shí)間的小秘訣，希望能幫助大家更好地管理時(shí)間。
一：事分輕重緩急 每天管理時(shí)間的一種好方法是，早上確定今天要做的緊急事和重要事，睡前回顧一下，這一天有沒有做到兩者的平衡。 建議每天對(duì)該做的事排好優(yōu)先次序，并按照這個(gè)次序來做。 在《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》一書中，作者史蒂芬•柯維提出，“重要事”和“緊急事”的差別是人們浪費(fèi)時(shí)間的最大理由之一。因?yàn)槿说膽T性是先做最緊急的事，但這么做會(huì)導(dǎo)致一些重要的事被荒廢掉。 每個(gè)人都有許多“緊急事”和“重要事”，想把每件事都做到最好是不切實(shí)際的。建議大家把“必須做的事”和“盡量做的事”分開。必須做的事要做到最好，但盡量做的事盡力而為即可。懂得用良好的態(tài)度和寬廣的胸懷接受那些暫時(shí)不能改變的事情，多關(guān)注那些你能夠改變的事情。此外，還要注意生物鐘的運(yùn)行規(guī)律，按時(shí)作息，勞逸結(jié)合，這樣才能在學(xué)習(xí)時(shí)有最好的狀態(tài)。 “緊急事”和“重要事”的處理方法可參照下圖：  潘正磊是微軟總部產(chǎn)品部門中以效率和執(zhí)行能力著稱的總經(jīng)理。她大學(xué)畢業(yè)后就加入微軟，是晉升最快的經(jīng)理之一。這是她講的自己剛進(jìn)入微軟時(shí)學(xué)習(xí)“保護(hù)時(shí)間”的故事： “我剛加入微軟時(shí)，職位是軟件開發(fā)工程師。我所在的小組開發(fā)的產(chǎn)品成長很快，幾個(gè)月內(nèi)就生成了三個(gè)版本，每個(gè)版本又需要支持六種語言。這18個(gè)組合的要求都略有不同，而且我還需要和很多其他不同的組打交道。每天，我辦公室里總是人來人往，每個(gè)人都帶來不同的問題。他們一來，我總是停下我正在做的事，先解決他們的問題。我每天忙得不可開交，卻做得十分不開心。我覺得每天工作時(shí)間很長，卻沒有學(xué)到更多的知識(shí)，也沒有提高。在與我的老板溝通后，我清楚地意識(shí)到我的時(shí)間是最寶貴的，我需要提高效率。 在老板的指導(dǎo)和支持下，我先設(shè)置了‘回答問題時(shí)間’，其他人只有這時(shí)才能來找我，其余時(shí)間我則可以專心編程。這樣一來，我就擁有整塊時(shí)間來有計(jì)劃地完成我想做和需要做的事。 另外，我們?cè)O(shè)立了一個(gè)目標(biāo)，就是要讓其它組能自力更生，不能事事都來找我們。經(jīng)過一段時(shí)間“授人以漁”的訓(xùn)練，我終于能夠騰出時(shí)間去學(xué)習(xí)新的技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)了。” 如果不是有這個(gè)經(jīng)驗(yàn)，潘正磊不但不會(huì)有現(xiàn)在的成就，而且可能還在同一間辦公室里每天回答著各種問題直到精疲力盡為止。 二：列待辦或完成事項(xiàng)清單 管理時(shí)間也可以使用一些管理方法，比如，有名的GTD（Getting Things Done）時(shí)間管理法： 待辦事項(xiàng)清單用來提醒你做事情，完成事項(xiàng)清單用來審視你的時(shí)間安排。 待辦事項(xiàng)清單強(qiáng)調(diào)目標(biāo)，而完成事項(xiàng)清單重在展現(xiàn)成就。 列待辦事項(xiàng)清單，你會(huì)知道什么時(shí)候該做什么事，這樣你做事就會(huì)更加有條不紊。而每日列完成事項(xiàng)清單時(shí)，你會(huì)看到自己一天做了什么事情，哪些事情有必要做，哪些事情可以稍微推后等等。此外，當(dāng)看到一天完成的事項(xiàng)很多時(shí)，你的滿足感會(huì)提升，你就越有可能堅(jiān)持下去。 關(guān)于怎么列待辦事項(xiàng)清單，可以如前所述，每天把該做的事情列出來，并對(duì)該做的事排好優(yōu)先次序。 那么要怎么列完成事項(xiàng)清單呢？ 可以參考以下步驟： 第一組，認(rèn)真回憶并記錄今天都做了什么，并注明花費(fèi)的時(shí)間。 第二組，先堅(jiān)持一個(gè)星期，每晚記錄時(shí)間開銷，再往后堅(jiān)持。 第三組，每周或每個(gè)月總結(jié)這段時(shí)間做了什么，進(jìn)行反思。 可以根據(jù)個(gè)人時(shí)間和需要選擇不同的記錄時(shí)間段。 在記錄過程中或記錄完之后，看著這些內(nèi)容，你就知道時(shí)間都去哪兒了。這樣，你會(huì)知道如何更有效地管理時(shí)間。 三：注重提升效率 當(dāng)大腦疲于工作的時(shí)候，對(duì)著任務(wù)就開始犯困，于是拖拖拉拉地做著，也不一定做得了多少。這個(gè)時(shí)候反而不如放松或者稍微休息一下。可以參照番茄工作法進(jìn)行調(diào)整： 1. 提高體力 有沒有發(fā)現(xiàn)動(dòng)腦子的時(shí)候餓的快？腦力工作也是相當(dāng)耗體力的哦。所以體力是大腦與身體能持續(xù)高效工作多久的基礎(chǔ)。騰出時(shí)間，去健身房吧。運(yùn)動(dòng)運(yùn)動(dòng)，工作起來你會(huì)更有效率。 2. 做事專注 大多數(shù)人在專注時(shí)會(huì)把事情完成得更快更好，所以盡量一次只做一件事情。可以設(shè)定一段時(shí)間，在該段時(shí)間內(nèi)專心做一件事情。在這個(gè)過程中，如果大腦中冒出其他未盡事項(xiàng)或一些點(diǎn)子，不妨先寫到紙上，繼續(xù)專注做你手頭的事，做完后再找時(shí)間處理記錄下來的那些事項(xiàng)。 在工作，被電話、客戶、郵件、同事等打擾的情況非常多，這時(shí)可以采用記錄工作法，在被打擾后迅速回到工作狀態(tài)當(dāng)中，具體措施如下： 1、如果手頭的工作任務(wù)重要而緊急時(shí)，可委婉說不：告知對(duì)方自己有重要而緊急的工作任務(wù)需要完成，完成后會(huì)過去找TA。 2、如果對(duì)方任務(wù)不緊急，而且只是短時(shí)間打擾你時(shí)，可以在交談之前先把正在進(jìn)行的工作任務(wù)記錄到手邊的本子上，短時(shí)間交談后繼續(xù)回到當(dāng)下任務(wù)，完成到一定階段后，再去完成同事交代的工作任務(wù)，并主動(dòng)更新狀態(tài)給對(duì)方。 3、如果對(duì)方的工作確實(shí)比較緊急并且無法拒絕，可讓對(duì)方給自己幾分鐘的時(shí)間，把手頭上的工作和思路做個(gè)簡要的記錄，再馬上配合同事完成他的工作。回到位置后，查看之前記錄的工作進(jìn)度，繼續(xù)完成。 四：利用高效時(shí)間 在時(shí)間管理中，必須學(xué)會(huì)運(yùn)用80∶20法則，即讓20%的投入產(chǎn)生80%的效益。 也就是說，要把握一天中20%的精華時(shí)間（對(duì)有些人來說是早晨，對(duì)另一些人來說是下午或夜里），將它們用于最為關(guān)鍵的思考、學(xué)習(xí)和工作。
每天的時(shí)間不可能安排得滿滿當(dāng)當(dāng)，其中一定會(huì)有許多空閑的時(shí)間碎片。無論是等車的時(shí)間、兩個(gè)會(huì)議之間多出的時(shí)間還是等電話的時(shí)間，都不可輕易浪費(fèi)。你可以隨身帶一本你想讀的書，或者帶一張“To Do List（工作備忘）”或“To Think List（思考備忘）”，有時(shí)間時(shí)，就把它們拿出來。每天如果能擠出20分鐘，一年就有7300分鐘的多余時(shí)間呀！
五：給自己一個(gè)合理的最后期限 如果一個(gè)任務(wù)規(guī)定一個(gè)月完成，人們通常會(huì)等到月末才加班加點(diǎn)。如果一個(gè)任務(wù)沒有期限，人們往往會(huì)無限期地拖延，直到有一天這個(gè)任務(wù)確定了完成期限為止。因此，在管理時(shí)間的時(shí)候，最好能給自己設(shè)定一個(gè)合理的、略微緊迫的、可以刺激自己不斷努力的時(shí)間期限。 在微軟，Windows 2000操作系統(tǒng)的研發(fā)起初也拖延了兩年多，直到微軟請(qǐng)布萊恩•瓦倫汀（Brian Valentine）來拯救項(xiàng)目為止。布萊恩•瓦倫汀一上任就制定了一個(gè)合理的最后期限，根據(jù)這個(gè)期限， Windows 2000的開發(fā)團(tuán)隊(duì)砍掉了將近一半的功能特性（包括比爾•蓋茨最在乎的結(jié)合Windows 95和Windows NT的源代碼的計(jì)劃），然而產(chǎn)品卻及時(shí)推出了。 完成一項(xiàng)艱難任務(wù)的正確打開方式是：從Deadline往前推-分解目標(biāo)到每一天-每周一小節(jié)確保跟上時(shí)間進(jìn)度-最終完成任務(wù)。從現(xiàn)在開始做第一步。 |
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